Apabila terlebih dahulu kita kaji definisi audit internal pada perusahaan outsourcing, pengertian audit adalah proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan kesesuaian dengan kriteria audit.
Kriteria audit adalah seperangkat kebijakan, prosedur-prosedur atau persyaratan-persyaratan sedangkan bukti audit adalah catatan, pernyataan atau informasi lainnya yang sesuai dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi kebenarannya.
Kegiatan audit yang saya lakukan sudah tentu adalah kegiatan untuk melihat sesuai atau tidaknya antara sistem, kebijakan, target perusahaan dengan pelaksanaan yang sudah dijalankan.
Sebagai pemula pelaksana internal audit (auditor), saya perlu memegang prinsip-prinsip dalam audit agar pelaksanaan internal audit akan terarah dan menghasilkan beberapa temuan sebagai bahan masukan terhadap perusahaan. Prinsip-prinsip itu antara lain adalah :
- Prinsip etika yang merupakan landasan dari seorang audit yang profesional, ini akan mencerminkan seorang auditor yang bisa dipercaya, memiliki integritas dan dapat menjaga kerahasiaan.
- Prinsip laporan yang adil, kewajiban untuk melaporkan temuan dan kesimpulan secara jujur dan akurat serta melaporkan hambatan dalam melaksanakan audit termasuk perbedaan pendapat antara auditor dengan yang di audit (auditee)
- Prinsip propesional, ini merupakan kompetensi seorang auditor, dimana perlu menerapkan unsur kehati-hatian dan pertimbangan yang matang dalam internal audit.
- Prinsip independen, adalah landasan bagi auditor untuk tidak memihak dan secara objektif dalam membuat kesimpulan.
- Prinsip bukti pendukung, dengan melakukan pendekatan audit berdasarkan bukti-bukti untuk mencapai kesimpulan yang objektif.
Dalam menentukan seorang auditor ternyata mereka perlu memiliki kemampuan dasar yang menjadi syarat menjadi seorang auditor, saya menyebutkan hal ini sebagai kompetensi auditor. Seorang auditor harus memiliki pengalaman dalam memahami sistem, pengetahuan industri, pengalaman dalam melaksanakan audit (jam terbang), pemahaman untuk ISO 9001 dan OHSAS 180001 sebagai dasar menentukan sasaran mutu dan target keselamatan pekerjaan dalam perusahaan serta kemampuan dasar lainnya seperti kemampuan bahasa, kriteria pendidikan, pengalaman kerja dan training audit yang pernah diikuti.
Pada beberapa kesempatan sebelumnya, sebagai bagian dari team audit ini, saya menentukan berbagai perencanaan audit yaitu proses rencana pelaksanaan internal audit. Rencana audit dilakukan dengan mempelajari informasi pelaksanaan audit sebelumnya dan menetapkan alur, fokus, waktu pelaksanaan dan sampling audit.
Kemudian menyiapkan cheklist audit dengan membuat bentuk pertanyaan yang ditetapkan berdasarkan pada rencana audit dan menyiapkan dokumen lainnya berupa rencana sampling serta blanko untuk mencatat informasi temuan nantinya pada waktu melaksanakan audit.
Perhatian saya sebagai auditor akan terfokus kepada persiapan cheklist audit berupa pertanyaan berdasarkan informasi sistem, kebijakan dan target perusahaan yang sudah ditentukan. Cheklist audit ini akan membatasi semua rencana audit, perkiraan batasan yang akan di audit dan membantu pembatasan waktu pelaksanaan audit.
Cheklist ini akan memperhitungkan kegiatan audit berjalan berdasarkan panduan pertanyaan terhadap prosedur terkait, catatan dan dokumen yang digunakan audite untuk melihat kesesuaiannya dengan pelaksanaan dilapangan.
Pertanyaan yang dibuat merupakan pertanyaan yang sudah diketahui jawabannya karena auditor berfungsi untuk menguji kesesuaian antara prosedur terkait dengan pelaksanaan dan bukti dokumen yang diminta untuk dipertanggungjawabkan.
Cheklist audit bagi seorang auditor Pemula terdiri dari pertanyaan yang menyangkut sistem, sasaran mutu, target pencapaian dalam bentuk pertanyaan yang rinci, berbeda apabila cheklist audit dilakukan oleh auditor profesional, pada dasarnya mereka hanya mencantumkan inti dari kalimat yang akan mereka pertanyakan.
Dalam Pelaksanaan audit ini memungkinkan dilakukannya kegiatan berupa rapat team untuk mempersiapkan pelaksanaan audit itu sendiri. Tujuan rapat team tersebut adalah untuk menyamakan persepsi dan pemahaman team audit dalam menentukan waktu pelaksanaan audit.
Untuk mensosialisasikan dan memulai kegiatan audit ini, maka koordinator audit bersama team audit melaksanakan kegiatan opening meeting yang dihadiri oleh top manajemen dan semua bagian yang akan di audit. Pada pelaksanaan audit, akan dilakukan pengenalan lokasi dan proses interview terhadap audite untuk mempertanyakan prosedur dan catatan lainnya berdasarkan cheklis audit.
Kegiatan tersebut diartikan sebagai kegiatan inspeksi dengan melakukan pengecekan bukti-bukti dokumen yang ada sesuai dengan prosedur yang menjadi kriteria audit. Sampling review dapat dilakukan kepada beberapa audite sesuai dengan fokus pertanyaan berdasarkan bagian yang mewakilinya, sampling review juga dapat diterapkan dalam melakukan pengecekan dokumen dan bukti-bukti.
Seorang auditor profesional sudah tentu berbeda dengan kapasitas seorang auditor Pemula, hal tersebut dapat dilihat dalam upaya mempersiapkan kegiatan audit. Tentunya pada kesempatan internal audit ini, beberapa informasi pelaksanaan audit dari pelaksanaan sebelumnya akan menjadi acuan dalam menentukan langkah berikutnya.
Minimnya pengalaman dan pengetahuan sistem yang ada mempengaruhi pencapaian hasil, namun hal tersebut dapat dibantu oleh seorang pendamping audit dan pengamat audit, mereka ini yang akan membantu pelaksanaan audit.
Perhatian kita untuk melakukan proses interview pada saat melaksanakan internal audit menjadi penting dipahami oleh seorang auditor Pemula sehingga proses interview menjadi tidak sulit, namun sebenarnya bagi auditor Pemula, melaksanakan proses interview berdasarkan cheklist audit yang sudah disusun sebelumnya akan memperoleh hasil atau temuan yang objektif. Beberapa yang menjadi perhatian interview antara lain :
- Memperhatikan personil dari tingkat dan fungsi yang berbeda
- Pelaksanaan internal audit dilakukan dengan memperhatikan waktu pelaksanaan dan tempat yang sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada sehingga memperlancar kegiatan.
- Menciptakan suasana santai dengan lawan bicara (audite) sehingga menciptakan keterbukaan dan jarak yang dekat.
- Menjelaskan tujuan dan alasan untuk mencatat dari komunikasi yang disampaikan audite selama interview berlangsung.
- Menyampaikan ringkasan interview kepada audite
- Memberikan pujian pada saat tertentu dalam melaksanakan proses interview
- Meminta audite untuk menjelaskan apa yang dilakukan pada waktu situasi atau proses di area kerja
- Mendengarkan dengan cermat penyampaian dari audite
- Membuat validasi dari penjelasan seperti : bisakah menunjukan…..?
- Menciptakan kesamaan pengertian antara auditor dan audite, dapat dilakukan dengan meminta penjelasan ulang.
Pelaksanaan internal audit berlangsung dimulai dengan terlebih dahulu memperkenalkan team audit, menyampaikan tujuan pelaksanaan audit dengan memberikan penjelasan bahwa pelaksanaan audit bukan untuk mencari kesalahan atas pelakanaan kriteria melainkan untuk mencari kesesuaian kriteria dengan bukti. Audit diajak untuk terbuka terhadap kriteria dan menunjukan dokumen pelaksanaan yang ada, disertai dengan kriteria penilaian berupa kesesuaian, ketidaksesuaian dan observasi terhadap hasil yang diperoleh melalui interview dan pemeriksaan dokumen secara sampling.
Temuan akan disampaikan kepada audite ke dalam bentuk laporan hasil audite, yang pada akhir kegiatan akan dilakukan clossing meeting dengan menunjukan perihal atau temuan yang bagus, tidak terfokus pada hal negatif dan mencari kesalahan namun didasari oleh motivasi peningkatan
