Head Resource Departement (HRD) merupakan bagian sentral dalam perusahaan outsoucing, kepentingan untuk membuat prosedur sangat dibutuhkan untuk mengatur semua aktifitas HRD. Apabila kita bicara mengenai sistem manajemen, maka dalam sistem tersebut, prosedur yang digunakan terdiri dari prosedur wajib sistem manajemen dan prosedur operasional bagi setiap bagian dalam perusahaan yang dapat dibuat berdasarkan rancangan secara teknis.
Sistem manajemen yang digunakan akan menentukan prosedur wajib, terdiri dari riview dari proses pembuatan, pemeriksaan dan persetujuan dari manajemen perusahaan. Prosedur wajib tersebut akan digunakan apabila prosedur wajib yang sudah dibuat telah mengalami berbagai perbaikan yang apda akhirnya ditandatangani oleh pihak yang berwenang dalam perusahaan.
Selanjutnya dalam dokumen yang diisi merupakan poin-poin yang berisikan tujuan pembuatan prosedur, ruang lingkup penggunaan prosedur, acuan berdasarkan pasal atau klausal dari sistem menejemen yang dipakai, definisi dari istilah-istilah yang digunakan dalam prosedur, tanggung jawab kepada bagian yang dituju, proses alur kegiatan (flow pocess) serta lampiran-lampiran berupa dokumen yang diperlukan. Sementara dalam proses alur, dibuat berdasarkan pada penanggung jawab (PIC), proses atau aktifitas bagian, dokumen pendukung dilengkapi dengan deskripsi dari setiap proses.
Proses alur dalam prosedur operasional HRD terdiri dari Penanggung jawab (PIC) adalah unsur atau sub-bagian yang bertanggung jawab terhadap semua aktifitas HRD yang termasuk Manager HRD, staf perekrutan, staf payroll, administrasi umum dan staf pendukung lainnya yang bertugas mengurus masalah ketenagakerjaan dan klaim jaminan tenaga kerja.
Untuk memulai membuat proses alur terdiri dari kegiatan awal (start), proses alur berupa aktifitas atau tindakan sampai kepada akhir proses. Sedangkan pada setiap tahap proses alur, dilengkapi dengan dokumen-dokumen pendukung, terdiri dari dokumen-dokumen yang diperlukan, disertai dengan deskripsi kegiatan untuk menjelaskan secara terinci dari proses alur atau flow process. Berikut adalah beberapa proses alur dalam prosedur operasional HRD perusahaan outsource antara lain :
Daftar Isi
Prosedur Perekrutan
Prosedur perekrutan dibuat untuk kepentingan kegiatan perekrutan dalam HRD, setiap proses alur menyangkut keterlibatan antara sub-bagian yang berada dalam bagian HRD. Untuk proses alur dalam prosedur perekrutan akan dimulai dari proses pembuatan informasi penerimaan karyawan, untuk penanggung jawab kegiatan ini adalah staf perekrutan.
Selanjutnya masuk kepada proses penerimaan calon karyawan yang dapat dilakukan dalam beberapa tahap seleksi mulai dari pemeriksaan berkas lamaran, adminitrasi, kecakapan fisik dan mental, penanggung jawabnya pada proses penerimaan adalah staf perekrutan dan staf administrasi, sedangkan untuk dokumen pendukungnya adalah beberapa formulir seperti form calon karyawan dan pedoman atau cheklist wawancara.
Proses alur berikutnya adalah menentukan calon karyawan yang memenuhi kriteria, dalam proses seleksi, staf perekrutan menentukan penyeleksian berdasarkan kelompok yang memenuhi kriteria yang selanjutnya akan melalui tahap persiapan penempatan, sedangkan bagi kelompok yang belum memenuhi kriteria akan diserahkan kepada bagian pengolahan sumber daya manusia (SDM) seperti dalam perusahaan outsource terdapat bagian pendidikan dan latihan. Staf perekrutan akan meminta persetujuan manager HRD untuk membuat keputusan, sedangkan untuk dokumen pendukung pada proses ini dapat berupa daftar kebutuhan karyawan dan kriteria calon karyawan.
Setelah proses menentukan kelompok yang memenuhi kriteria dan hasil pendidikan dan latihan, penanggungjawab (PIC) administrasi umum HRD akan menerima daftar calon karyawan daftar calon karyawan dan daftar hasil pendidikan dan pelatihan calon karyawan. Prosedur perekrutan selesai sampai pada tahap ini, selanjutnya masuk kepada prosedur penempatan personil.
Prosedur Penempatan Personil
Seperti halnya dalam proses alur sebelumnya, untuk prosedur penempatan personil, tidak berbeda jauh dengan prosedur perekrutan, prosedur ini dimulai dari penerimaan daftar personil yang akan ditempatkan oleh administrasi HRD sebagai penanggungjawab, yang selanjutnya administrasi HRD akan membuat database dari semua daftar personil yang akan ditempatkan.
Untuk mempermudah pekerjaan dan efektif pekerjaan, maka administrasi HRD dapat melakukan aktifitas pendataan, yang dapat dimulai pada saat personil masuk tahap penentuan kelompok yang memenuhi kriteria dan data calon karyawan yang mengikuti pendidikan dan pelatihan yang akan dipastikan menjadi calon karyawan.
Untuk dokumen pendukung pada proses penerimaan daftar personil yang akan ditempatkan adalah berupa lamaran personil, data personil, form tanda terima jaminan (apabila ditentukan adanya jaminan), dan syarat administrasi untuk penempatan seperti perjanjian kerja (KKWT), formulir pengisian jaminan sosial tenaga kerja, formulir pengisian untuk pembuatan rekening bank, formulir pengisian KTA dan ID card.
Setelah proses kegiatan administrasi yang diperlukan selesai dilakukan, bagian administrasi HRD sebagai penanggung jawab memberikan daftar personil kepada manager HRD mengenai daftar calon karyawan yang akan ditempatkan berupa berkas lamaran kerja yang sudah dilengkapi data personil dan syarat administrasi penempatan diserahkan untuk dinilai dan diputuskan, selanjutnya administrasi HRD menembuskan daftar nama calon personil yang sudah diproses kepada bagian terkait untuk mengurusi kebutuhan dan kelengkapan lainnya.
Setiap personil yang sudah disetujui penempatannya oleh manager HRD, akan dibuatkan surat tugas personil oleh administrasi HRD, untuk dokumen pendukung pada proses ini berupa form surat tugas personil. Untuk proses penempatan personil selesai sampai disini.
Prosedur Pembinaan Personil
Sesuai dengan prosedur wajib dalam sistem manajemen, untuk prosedur pembinaan personil dapat dibuat oleh bagian HRD, namun untuk implementasi prosedur wajib ini sebenarnya secara efektif diterapkan kepada sub-bagian yang khusus mengurusi masalah pembinaan personil yang termasuk bagian pendidikan dan pelatihan. Misalnya pada beberapa perusahaan outsourcing jasa keamanan, sub-bagian pembinaan ini memiliki peranan dalam melakukan kegiatan pendidikan, pelatihan dan pembinaan terhadap personil. Apakah sub-bagian pembinaan personil ini sudah termasuk kedalam bagian HRD atau secara independen, apabila sub-bagian ini termasuk kedalam bagian HRD maka akan dibuat prosedur pembinaan personil.
Prosedur pembinaan personil dimulai dari pembuatan perencanaan kegiatan pembinaan kepada personil secara berkala oleh sub-bagian pembinaan, apabila disetujui, maka pelaksanaan kegiatan selanjutnya adalah permohonan pembuatan surat perintah pembinaan oleh sub-bagian pembinaan kepada bagian HRD.
Setelah perencanaan dan permohonan pelaksanaan pembinaan dibuat, maka administrasi HRD membuat surat perintah pembinaan. Apabila bagian pembinaan merupakan bagian yang independen, maka bagian pembinaan akan membuat perencanaan pelaksanaan pembinaan dan pelaksanaan kegiatan pembinaan yang akan ditembuskan kepada bagian terkait.
Untuk dokumen pendukung pada proses pembinaan personil antara lain berupa perencanaan kegiatan pembinaan, surat perintah pembinaan, daftar hadir personil disertai rekap kehadiran personil dan form penilaian personil.
Prosedur Promosi dan Mutasi Personil
Setiap personil memiliki kesempatan memperoleh promosi untuk peningkatan karier dan kesempatan mutasi, untuk prosedur promosi dan mutasi personil dimulai dari permohonan untuk promosi dan mutasi dari bagian operasional maupun permohonan dari personil, bahkan dapat berlaku apabila adanya permintaan pergantian personil oleh manajemen pengguna jasa (user).
Pada proses alur ini terdapat proses disetujui dan tidak disetujui, untuk informasi persetujuan promosi dan mutasi akan disampaikan manager HRD kepada setiap pemohon, sehingga apabila permohonan tersebut, tidak disetujui, maka informasinya akan disampaikan kembali. Demikian sebaliknya, apabila permohonan disetujui, maka proses akan berlanjut kepada proses pembuatan surat tugas oleh bagian administrasi HRD sebagai penanggungjawab. Untuk dokumen pendukung dalam tahap penerimaan permohonan mutasi dapat berupa daftar penilaian personil, list permohonan promosi dan mutasi yang dibuat manager HRD .
HRD perusahaan outsourcing memiliki tingkat pemenuhan kebutuhan dan pergantian personil cukup tinggi, penggunaan dokumen pendukung seperti form permohonan mutasi dan data penilaian personil biasanya disimpulkan tidak efektif penggunaanya. Manager HRD dalam menentukan keputusan mutasi personil cenderung bersifat komunikasi secara langsung kepada para supervisor operasional dilapangan.
Selanjutnya bagian administrasi HRD bertanggungjawab menerima daftar mutasi personil yang sudah disetujui oleh manager HRD untuk membuat surat pengangkatan jabatan dan surat mutasi berupa surat tugas, untuk dokumen pendukung pada prosedur promosi dan mutasi personil ini berupa daftar mutasi personil, untuk prosedur promosi dan mutasi personil selesai sampai disini
Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja
Setiap pemutusan hubungan kerja oleh bagian HRD kepada personil dalam perusahaan outsourcing dipengaruhi oleh beberapa penyebab, pertama disebabkan oleh (1) berakhirnya kontrak kerja yang sudah disepakati sebelumnya oleh kedua belah pihak. selanjutnya (2) pemutusan hubungan kerja disebabkan adanya prosedur pelanggaran personil dan (3) atas permohonan pengunduran diri personil.
Prosedur ini dimulai dari masa berakhirnya kontrak kerja personil, catatan pelanggaran personil berupa surat peringatan secara bertahap dan permohonan pengunduran diri personil kepada bagian HRD. Untuk proses penerimaan surat pengunduran diri personil kepada administrasi HRD, selanjutnya administrasi HRD sebagai penanggungjawab menyerahkannya daftar personil dan surat pengunduran diri kepada manager HRD untuk disetujui.
Untuk dokumen pendukung pada proses ini adalah berupa form pengunduran diri, daftar hadir pembinaan, berita acara pemeriksaan mengenai masalah pelanggaran personil (apabila diperlukan) dan form surat pelanggaran.
Proses tindak lanjut dilakukan dengan memastikan tidak adanya urusan yang belum selesai antara personil dengan bagian terkait, apabila terdapat urusan yang belum selesai dengan bagian terkait maka personil harus menyelesaikan terlebih dahulu antara personil dengan bagian terkait.
Selanjutnya pada tahap akhir, administrasi HRD membuat surat keterangan kerja personil yang bersangkutan dan untuk dokumen pendukung dalam proses ini adalah daftar personil keluar, tanda terima jaminan dan surat keterangan kerja.
