Cara Membuat Data Karyawan Outsourcing – Kebutuhan akan data yang otentik seperti jumlah plotingan dan daftar nama-nama karyawan yang ditempatkan di setiap lokasi kerja dalam perusahaan outsourcing sangat dibutuhkan, apalagi jika data tersebut selalu mengalami perubahan.
Setiap bagian seperti operasional, logistik, keuangan, payroll, marketing maupun costumer service sepertinya sangat membutuhkan data-data tersebut dalam membantu mendukung tugas-tugas sesuai jobdesk-nya masing-masing.
Pendataan terhadap setiap penambahan, pengurangan jumlah anggota maupun perubahan plotingan anggota dari tempat satu ke tempat lainnya perlu dilakukan, hal ini akan sangat mendukung bagi semua bagian untuk saling berkoordinasi dan sharing data untuk kepentingan perusahaan, apalagi misalnya jika tidak memiliki sistem yang memadai.
Seperti hal-nya perusahaan outsoucing yang memiliki jumlah karyawan cukup banyak tersebar di setiap lokasi dan perusahaan, memungkinkan untuk membuat suatu sistem pendataan yang baik, namun kembali kepada sumber daya manusia-nya itu sendiri dalam kemampuan menciptakan, menyediakan dan menggunakan sistem yang ada.
Untuk memiliki sistem yang baik sesuai dengan kebutuhan perusahaan, tentunya membutuhkan biaya finansial yang tidak sedikit, termasuk dengan kemampuan sumber daya manusia-nya yang akan menggunakan dan mengolah sistem tersebut, namun dengan sarana dan prasarana yang ada, kita dapat membangun dan menciptakan dasar sistem pendataan secara sederhana.
Sudah menjadi keharusan dalam perusahaan untuk mampu membuat dan menciptakan sistem pendataan guna kepentingan perusahaan dan bagian-bagian dalam perusahaan, pendataan tersebut dapat digunakan seperti oleh bagian operasional untuk mendukung kegiatan pembuatan laporan, untuk menganggapi berbagai permintaan data-data karyawan yang dibutuhkan oleh mitra kerja atau klien, berguna bagi kegiatan payroll untuk data karyawan dalam merekapitulasi upah karyawan, kepentingan bagian keuangan dalam mempersiapkan setoran, penagihan dan pembayaran THR dsb. Ini merupakan beberapa prosedur praktis dalam menciptakan sistem pendataan yang dapat dijalankan pada perusahaan outsourcing, sistem pendataan akan dimulai dari proses penerimaan calon karyawan antara lain :
Membuat pembukuan mengenai daftar pelamar masuk terdiri dari item-item yang pokok seperti waktu pelaksanaan penerimaan, nama pendaftar, alamat lengkap, nomor telpon, referensi pihak tertentu dan keterangan yang berisi hasil yang akan menentukan tindakan selanjutnya.
Beberapa dari daftar pelamar memungkinkan untuk tidak diproses lanjut yang disebabkan oleh beberapa alasan mendasar seperti jumlah pemenuhan kebutuhan yang terbatas, lebih disebabkan oleh faktor ketidaksiapan pelamar itu sendiri atau karena pemenuhan terhadap kriteria lainnya.
Melakukan pengisian form data calon karyawan bagi calon yang sudah dipastikan untuk diproses lebih lanjut, sehingga data tersebut akan digunakan seperti dalam proses seleksi dan wawancara calon pelamar.
Berkas lamaran akan digunakan dalam melakukan infut data karyawan (database) dilengkapi dengan informasi data pribadi calon karyawan, kegiatan ini dapat dilakukan bersamaan dengan masa orientasi calon karyawan, persiapan dan penyediaan kelengkapan kerja.
Disarankan dalam melakukan infut data karyawan hendaknya memasukan data sesuai dengan data diri yang sebenarnya, kesalahan dalam infut data harus dihindari seperti melakukan kesalahan dalam memasukan nama karyawan.
Membuat surat tugas bagi karyawan yang ditempatkan maupun karyawan yang dimutasikan di lokasi baru, untuk meng-efisien-kan pelaksanaan pendataan, sebaiknya hanya dilakukanrekap datadari surat tugas yang terdiri dari item-item seperti nama, nomor induk karyawan, lokasi asal (mutasi), lokasi penempatan, nama karyawan yang diganti (mutasi) dan waktu penugasan.
Dalam proses reward dan funishment terhadap karyawan, hendaknya menyiapkan beberapa form khusus seperti form pelanggaran SOP (bukti pelanggaran), daftar hadir kegiatan, form pengajuan prestasi, dari beberapa form dan kegiatan tersebut kemudian dilakukan rekap data dari masing-masing kegiatan untuk kepentingan sharing dengan bagian tertentu.
Rekap data dimaksudkan untuk mempermudah seseorang atau bagian tertentu dalam melakukan tindak lanjut sesuai dengan kepentingan seperti membuat surat peringatan, memberikan sanksi administratif dan memberikan penghargaan terhadap karyawan berprestasi.
Membuat daftar anggota berdasarkan masing-masing lokasi kerja yang ada, terdiri dari item-item pokok seperti nama, nomor induk karyawan (NIK), lokasi kerja, tanggal penempatan, nama pengganti (jika mutasi) dan keterangan (mutasi – keluar).
Data tersebut akan digunakan oleh hampir semua bagian untuk kepentingan masing-masing bagian, seperti bagian operasional, data dapat digunakan untuk melengkapi laporan, untuk mengetahui aktifitas mutasi anggota dalam penghitungan upah bagi bagian payroll, untuk melakukan distribusi barang dan kelengkapan karyawan diperlukan bagi bagian logistik, untuk melakukan pemotongan iuran atau tunggakan karyawan bagi bagian keuangan, maupun sebagai dasar kepentingan perusahaan dalam melakukan penagihan (invoice) kepada klien.
Dari hasil pendataan dan pengolahan sumber informasi di lapangan, perlu kiranya dibuat pendataan mengenai data karyawan yang keluar, seperti pada perusahaan outsourcing jasa keamanan, masalah karyawan keluar sudah menjadi hal yang biasa. Informasi karyawan yang keluar dapat digunakan untuk kegiatan pemberhentian klaim Jamsostek, penyelesaian tunggakan oleh karyawan yang keluar dan membantu sebagai sumber informasi terhadap pelaksanaan tugas-tugas setiap bagian dalam perusahaan.
Sistem pendataan sangatlah penting bagi perusahaan, pendataan perlu dilakukan seperti pada berbagai kegiatan pendistribusian barang, penyerahan berkas penting maupun untuk penyerahan surat-surat berharga seperti penyerahan ijazah maupun surat berharga lainnya, perlu dibuatkan tanda terima berkas disertai nomor surat untuk kepentingan pengarsipan.
Selanjutnya untuk mempermudah pencarian dokumen, maka perlu dibuatkan rekap data dengan item-item yang terdiri dari nama, NIK, jenis barang, nomor surat, paraf keluar dan tanggal keluar barang jaminan.
