10 Langkah Klaim Jamsostek – Ketentuan bagi perusahaan mengenai Jamsostek (Jaminan sosial tenaga kerja) telah diatur dalam Undang-Undang Nomor 3 tahun 1992, sedangkan untuk menjalankan Undang-Undang tersebut, pemerintah membuat peraturan pemerintah Nomor 14 tahun 1993 mengenai penyelenggaraan program Jamsostek, yang diberlakukan bagi setiap karyawan atau tenaga kerja.
Beberapa perusahaan yang bergerak dalam kegiatan penyediaan tenaga kerja atau melaksanakan pemborongan kerja atau outsourcing (alih daya), sudah menjadi kewajiban bagi perusahaan tersebut untuk melakukan klaim Jamsostek bagi karyawannya.
Siapa atau bagian apa saja dalam perusahaan yang harus memperhatikan akan kepentingan klaim Jamsostek, tentunya perusahaan akan mempercayakan dan menempatkan tugas untuk melakukan klaim tersebut kepada bagian yang mengatur masalah sumber daya manusia bagi perusahaan seperti HR Departement.
Bagian ini yang akan bertanggung jawab untuk mendata dan klaim Jamsostek sesuai dengan peraturan yang berlaku, apalagi peraturan mengenai pelaksanaan Undang-Undang atas Jamsostek telah diperbaharui oleh pemerintah dengan mengeluarkan peraturan pemerintah Nomor 79 tahun 1998.
Kondisi yang menyulitkan dalam klaim Jamsostek pada perusahaan outsourcing adalah adanya aktifitas rotasi atau mutasi yang cukup tinggi, adanya perubahan, pengurangan dan penambahan karyawan dalam perusahaan.
Biasanya hal ini disebabkan adanya permintaan oleh perusahaan mitra kerja atau rekanan untuk mengganti, mengurangi bahkan menambah karyawan baru, serta adanya kepentingan operasional dalam menyiasati masalah penyediaan SDM maupun kualitas karyawan dilapangan. Kondisi ini yang akan menentukan pengolahan data secara teliti oleh bagian HR Departement untuk selalu memastikan kepesertaan Jamsostek semua karyawannya.
Sudah menjadi kegiatan rutin bagi HR Departement dalam melakukan klaim Jamsostek pada setiap peroide perhitungan upah bagi karyawan untuk melakukan klaim Jamsostek. Bagi perusahaan yang memiliki jumlah karyawan yang cukup sedikit, memungkinkan untuk tidak memerlukan proses pendaftaran dan pendataan peserta Jamsostek yang keluar secara teliti, namun bagi perusahaan yang memiliki jumlah yang cukup banyak, tentunya hal ini memerlukan ketelitian dalam melakukan klaim Jamsostek.
Perusahaan seperti outsourcing yang jumlah karyawan yang cukup banyak yang tersebar di setiap perusahaan pengguna jasa outsourcing, harus memiliki sistem yang cukup baik dalam mengolah dan mengumpulkan data terutama dalam mendata karyawan untuk kepentingan seperti klaim Jamsostek.
Kantor sebagai pusat informasi dan pengumpulan data untuk karyawan outsourcing, akan selalu mencatat setiap perubahan karyawan baik pendataan untuk karyawan baru, aktif dan karyawan keluar, data tersebut akan di rekapitulasi yang dikategorikan sebagai data terbaru yang masuk disesuaikan dengan data yang berasal dari lapangan (karyawan yang ditempatkan pada perusahaan pengguna outsourcing). Untuk lebih rinci dalam melaksanakan klaim jamsostek, saya menyampaikan mengenai 10 langkah secara manual antara lain :
- Memastikan klaim Jamsostek karyawan melalui penerimaan surat dari kantor Jamsostek perihal Pengiriman Tanda Bukti Kepesertaan Jamsostekterbaru dan meminta Data Peserta Jamsostek yang sudah di klaim pada periode sebelumnya untuk diolah pada periode selanjutnya dalam program microsoft exel (untuk di-rekapitulasi-kan dengan data karyawan yang aktif di perusahaan).
- Sebelum melakukan klaim Jamsostek, maka perlu melakukan Data Karyawan Aktif baik untuk karyawan baru maupun lama yang ditempatkan atau dipekerjakan serta data aktifitas rotasi atau daftar mutasi karyawan (sebaiknya data dalam program microsoft exel)
- Membuat copy-paste Data Peserta Jamsostek yang diterima dari kantor Jamsostek pada file baru program microsoft exel, kemudian “sort” sesuai urutan nama abjad A-Z, dan buatlah nama baru/rename pada sheet 1, contoh dengan memberi nama Rekap Jamsostek.
- Pada sheet Rekap Jamsostek tersebut, selanjutnya membuat kolom baru (kolom A dan B) di samping kiri kolom C yaitu data peserta jamsostek atau Insert Sheet Columns kemudian Copy Data Karyawan Aktif (langkah no. 2) dan “sort” sesuai urutan A-Z daftar nama karyawan aktif ke dalam sheet 1 (Rekap Jamsostek) tadi dengan mem-paste-kan pada kolom A.
- Setelah paste Data Karyawan aktif pada sheet Rekap Jamsostek, kemudian memindahkan nama-nama karyawan dari kolom A ke kolom B yang kosong sesuai nama yang sama dengan nama-nama dari Data Peserta Jamsostek. (untuk memastikan bahwa karyawan tersebut sudah di klaim dan menjadi peserta Jamsostek)
- Untuk mengetahui karyawan yang belum di klaim Jamsostek, maka pada kolom A akan tersisa nama-nama karyawan yang tidak sama dengan nama-nama pada Data Peserta Jamsostek tadi, hal ini menunjukan karyawan belum di klaim Jamsostek (untuk membedakan setiap identititas karyawan maka dianjurkan nama karyawan harus disertai dengan nomor induk karyawan dengan menambahkan kolom baru disamping kolom nama karyawan)
- Untuk kolom A dapat dilakukan copy-paste dan membuat halaman baru (sheet 2) dengan memberi nama seperti Data Jamsostek Baru, selanjutnya dapat di lengkapi dengan data identitas diri setiap karyawan seperti tanggal lahir dan data upah karyawannya.
- Setelah memindahkan nama-nama dari kolom A, pada kolom B akan terdapat kolom kosong (diberi warna merah pada kotak) bahwa nama karyawan dari Data Peserta Jamsostek tidak ada dalam daftar nama karyawan aktif , hal ini menunjukan bahwa nama-nama dari Data Peserta Jamsostek tersebut sudah keluar.
- Untuk kolom 2 dapat dilakukan copy-paste dan membuat halaman baru (sheet 3), kemudian berilah tanda pada setiap kolom kosong tersebut dengan warna (fill colour) tertentu di mulai dari kolom kosong tersebut sampai ke kanan data peserta jamsostek, yang berguna untuk memisahkan nama karyawan yang keluar dengan nama karyawan yang masih aktif.
- Melakukan “sort” sesuai warna yang diberikan pada kolom kosong sampai data peserta jamsostek, nantinya akan terpisah antara nama karyawan keluar yang sudah diberi tanda warna merah dengan nama karyawan yang masih aktif, kemudian men-delete baris yang tidak diberi warna yaitu nama karyawan yang masih aktif, hal ini untuk menentukan daftar peserta Jamsostek yang keluar kemudian beri nama/rename Sheet 3 tersebut dengan Daftar Keluar Jamsostek.
Itulah dia 10 Langkah Klaim Jamsostek untuk Karyawan Outsourcing, Langkah diatas bermanfaat dalam melakukan rekonsiliasi dan rekapitulasi data Peserta Jamsostek dengan data karyawan aktif yang jumlah karyawan perusahaan cukup banyak yang tersebar di banyak perusahaan pengguna outsourcing dan belum memiliki sistem pengolahan data.
