Sistem Manajemen Mutu – Dalam menentukan sistem manajemen mutu perusahaan, tercantum tanggungjawab sebagai top manajemen dalam memberikan komitmen untuk penetapan sistem secara terus menerus dan perbaikan sistem tersebut. Top manajemen menyampaikan kepada organisasi mengenai penetapan kebijakan dan sasaran mutu sehingga dapat dijalankan oleh organisasi yang dipimpinnya.
Apabila sistem manajemen mutu telah dilaksanakan oleh organisasi atau perusahaan, secara berkala melalui kegiatan penilaian dan evaluasi sistem, dapat memungkinkan top manajemen untuk melakukan tinjauan manajemen dengan memperhatikan tersedianya sumber daya yang ada.
Sebagai perusahaan yang memiliki hubungan bisnis dengan klien atau pelanggan, maka perlu memastikan bahwa berbagai persyaratan yang dibutuhkan oleh klien telah terpenuhi demi meningkatkan kepuasan pelanggan.
Penetapan sasaran mutu (quality objectives) dapat dilakukan kepada masing-masing bagian yang ada dalam organisasi atau perusahaan, setiap bagian dalam perusahaan tentunya harus memiliki sasaran mutu yang terkait dengan sistem manajemen mutu.
Dalam sistem manajemen mutu itu sendiri, telah ditentukan mengenai tanggungjawab dan wewenang yang dapat terkandung dalam job description setiap bagian dalam perusahaan.
Berdasarkan sistem manajemen mutu, bagian operasional secara hirarki akan membentuk suatu arah pertanggungjawaban mengenai tugas dan tanggungjawab mulai dari anggota sampai kepada manager operasional.
Biasanya seorang manager operasional bertanggungjawab kepada top manajemen dalam melaksanakan kegiatan organisasinya, untuk job description bagian operasional sendiri dapat ditentukan berdasarkan tanggungjawab terhadap perencanaan, pelaksanaan dan pemantauan atas produk layanan yang diberikan kepada konsumen sebagai pihak pengguna.
Top manajemen dalam menetapkan tujuan mutu sendiri perlu menetapkan menetapkan sasaran mutu kepada setiap bagian dalam bentuk perencanaan pencapaian target setiap bagian organisasi atau perusahaan.
Perencanaan sistem manajemen mutu dilakukan dalam memenuhi persyaratan standart dalam menerapkan sistem manajemen mutu dan apabila terdapat perubahan maka perubahan tersebut harus ditetapkan oleh top manajemen sebagai pimpinan organisasi. Kemudian untuk menentukan tanggungjawab dan wewenang bidang operasional dalam melaksanakan sistem manajemen mutu dapat dilihat berdasarkan job description bidang operasional.
Secara umum, dalam job descrtiption bidang operasional, secara hirarki terdiri dari manager operasional yang dibantu semua staf operasional, koordinator wilayah dan area. Pada dasarnya penentuan job desc dapat dibuat berdasarkan tugas dan tanggungjawab, wewenang dan kompetensi untuk menduduki posisi tertentu dalam bidang operasional bentuk tanggungjawab operasional terdiri dari :
- Membantu menetapkan kompetensi yang diperlukan bagi personil yang akan menempati lokasi dilapangan yang dipengaruhi oleh produk mutu.
- Menerima penyerahan personil yang akan ditempatkan dilokasi dan melakukan pengiriman serta penempatan personil yang tepat sesuai dengan permintaan pelanggan.
- Memastikan personil dilapangan untuk melaksanakan kegiatan operasional sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan perusahaan
- Memastikan sumber daya manusia yaitu personil dilapangan, sarana dan bahan pendukung kegiatan operasional sudah tersedia.
- Memelihara hubungan dengan manajemen dan personil dengan membuat rencana kunjungan dan pelaksanaan kegiatan kunjungan, kegiatan kunjungan dilakukan kepada manajemen untuk memperoleh hubungan komunikasi secara baik. Secara komunikasi internal memastikan proses komunikasi dengan personil berlangsung secara efektif terhadap kebutuhan personil dengan bagian lain maupun sebaliknya.
- Melaksanakan pembinaan dan pengawasan kinerja personil dilapangan. Pembinaan terhadap personil dilakukan berdasarkan sasaran mutu atau target yang telah ditentukan oleh bagian operasional seperti memberikan motivasi kerja, briefing, apel lapangan dan pembinaan keterampilan yang diperlukan dilapangan, sedangkan dalam kegiatan pengawasan kinerja personil dilakukan oleh leader atau supervisor dan inspeksi mendadak pada waktu tertentu.
- Merespon setiap keluhan dari klien/pelanggan dan anggota dilapangan yang dipengaruhi oleh adanya ketidaksesuaian prosedur dan pelaksanaan kegiatan operasional dilapangan sehingga menuntut perubahan dan peningkatan produk mutu.
- Membuat laporan pelaksanaan kegiatan operasional kepada pimpinan dan laporan kegiatan operasional dilapangan kepada manajemen/klien. Pembuatan laporan operasional kepada pimpinan seperti operational manager dapat berupa laporan kunjungan, laporan mingguan dan bulanan. Untuk pembuatan laporan kegiatan operasional terhadap klien/pelanggan identik berupa laporan bulanan yang bersumber dari hasil kunjungan terhadap manajemen dan anggota dilapangan.
Setiap tugas dan tanggungjawab diatas berdasarkan tugas dan tanggung jawab secara umum yang dapat didelegasikan kepada setiap unsur pada bidang operasional. Manager operasional sebagai penanggungjawab kegiatan operasional bertugas untuk memastikan semua job desc semua unsur bidang operasional berjalan sesuai dengan ketentuan.
Untuk menetapkan wewenang dalam bidang operasional, secara umum bidang operasional memiliki wewenang dalam menentapkan sasaran mutu bidang operasional dalam menerapkan sistem manajemen mutu itu sendiri.
Manager operasional memiliki wewenang dalam merekomendasikan rencana anggaran operasional untuk keperluan kegiatan operasional dilapangan. apabila terjadi kegiatan atau kejadian yang berhubungan dengan kegiatan operasional, maka seorang manager operasional memiliki wewenang dalam memutuskan dan menyelesaikan permasalahan yang berupa tindakan terhadap personil dilapangan.
Karena bidang operasional selalui memantau dan mengawasi secara kinerja personil dilapangan maka bidang opersional dapat mengajukan tindakan, pemecatan maupun pergantian personil untuk kepentingan kegiatan operasional.
Melalui penetapan kompetensi pada bidang operasional akan mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan dan mutu produk atau kualitas, dalam menetapkan kualifikasi pendidikan bagi bidang operasional ditentukan berdaarkan pendidikan minimum, pengalaman kerja, training yang harus diikuti oleh staf yang menduduki posisi tertentu dan keahlian khsusus yang dimiliki.
Hal ini akan menentukan keefektipan tindakan dari setiap unsur dari masing-masing posisi dalam operasional, dalam melakukan peningkatan kualitas personil, sementara itu secara internal, operasional perlu memastikan bahwa personil menyadari kemampuan individu terhadap bidang operasional yang ditangani dan pentingnya pendidikan dan pelatihan bagi pencapaian tujuan mutu.
