Organisasi atau perusahaan memiliki visi, misi, perencanaan, strukrur organisasi sampai kepada job desk (job description). Ini tentunya kembali dari organisasi atau perusahaannya sendiri. Organisasi mempunyai alasan dan sasaran, karena itu organisasi akan menentukan tujuan organisasi atau perusahaan yang ingin dicapai, bagi sebuah perusahaan tentu tujuan sebenarnya adalah sebagai usaha untuk mencapai keuntungan bisnis.
Hingga sampai menentukan job desk, jabatan merupakan unit dasar dari struktur organisasi yang membangun organisasi itu sendiri. Semua jabatan harus dikombinasikan untuk mencapai tujuan, sehingga jabatan harus berhubungan dengan individu (employee) dan organisasi sebagai pemilik (employer). Jabatan bisa disebut sebagai kumpulan tanggungjawab untuk mencapai target organisasi atau perusahaan.
Untuk mengetahui apa kumpulan tanggungjawab tersebut, maka perlu ada analisa yang disebut sebagai analisa jabatan (job analysis), sebagai suatu proses mengumpulkan, pengelompokan dan dokumentasi seluruh informasi yang baik tentang jabatan tersebut dalam periode tertentu, sehingga menghasilkan uraian mengenai pekerjaan dari jabatan tertentu. Beberapa uraian masing-masing jabatan dalam organisasi terutama dalam perusahaan diantaranya adalah :
- Atasan yaitu posisi atau jabatan dalam mengoptimalkan peran dan tanggungjawab bawahannya.
- Pimpinan organisasi sebagai pemimpin untuk dalam memberikan motivasi agar masing-masing jabatan menghasilkan kinerja optimal.
- Pemegang jabatan– sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi
- Perekrut untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan
- Trainer untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan
- Assessor untuk melakukan analisa terhadap pemegang jabatan (competency assessment, in-depth interview dll)
- Perencana Karir (Succession Planner)– untuk menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggungjawab dan kebutuhan organisasi.
- Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization Development & Planner) –untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang jabatan dan jenis peran / tanggungjawab yang diperlukan
- Job Evaluator–untuk membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di dalam organisasi.
Dalam menentukan job desk dari suatu jabatan tertentu tidaklah mudah, hal ini diperlukan keahlian dan pengalaman dari bagian organisasi sehingga hasil yang dibuat dari suatu job desk tertentu. Job analysis dalam menentukan job desk, dibutuhkan yang beberapa perubahan sesuai dengan situasi, kondisi dan kepentingan dari sebuah organisasi dan perusahaan.
Untuk menentukan sebuah analisa dalam menetukan job desk, berdasarkan keadaan dan kondisi tertentu, selain menentukan job desk untuk jabatan yang masih belum ditentukan tanggung jawab, job analysis dibutuhkan dalam menentukan job desk untuk suatu posisi baru, namun posisi yang baru tersebut sudah ada dalam struktur organisasi, karena kepentingan organisasi, maka posisi tersebut dimunculkan sebagai sebuah jabatan baru.
Kondisi selanjutnya dalam menentukan job desk adalah menganalisa suatu jabatan yang sudah ada sebelumnya, namun karena belum ada yang menduduki jabatan tersebut, maka job desk perlu dibuatkan apabila seseorang akan menduduki jabatan yang kosong tadi.
Bila job desk dipersiapkan dan disusun dengan jelas, lengkap dan mudah dipahami isinya, maka job desk akan dapat dipakai untuk berbagai macam tujuan dalam rangka mengefektifkan proses kerja organisasi menuju visi dan misi yang telah ditetapkan.
Berbagai aspek manajemen dan organisasi membutuhkan informasi yang terkandung dalam job description, seperti orientasi kerja, identifikasi kebutuhan pengembangan karyawan dan dasar dilakukannya evaluasi jabatan.
Setiap kondisi diatas membutuhkan pendekatan yang beragam, selain melalui proses interview, cara lain adalah mencari referensi atau benchmark ke organisasi lain dan mencari informasi kepada pemegang jabatan, atasan atau orang lain yang mengerti sehingga dalam membuat job desk akan menghasilkan uraian tugas tanggung jawab yang tepat. Job analysis perlu dipersiapkan sehingga dalam menentukan job description seperti :
- Dapat menjelaskan berbagai kegunaan dari Job Description.
- Dapat menjelaskan berbagai format penulisan Job Description sesuai kebutuhan perusahaan.
- Dapat menjelaskan bagaimana strategi mempersiapkan proyek analisa jabatan dan menyusun tim analisa jabatan.
- Dapat melakukan wawancara untuk menggali berbagai informasi yang dibutuhkan untuk menyusun Job Description.
- Dapat menjelaskan bagaimana mendayagunakan Job Description yang sudah selesai disahkan.
Organisasi melakukan job analysis dalam menentukan job description perlu memiliki tanggung jawab untuk memahami makna job description dengan benar, seperti memahami tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris, administrator, office manager, supervisor SDM, manajer SDM, kabag atau pimpinan tim atau unit kerja.
